Een “Fast Close” is niet zomaar een slogan; het is een strategische benadering om Finance serieus te nemen en je team te begeleiden naar efficiënte uitvoering. Als financiële professionals is een van onze belangrijkste doelen om het bedrijf naar uitmuntendheid te leiden. Het verstrekken van nauwkeurige en tijdige financiële informatie is cruciaal, en het bereiken van een snelle afsluiting kan onze prestaties aanzienlijk verbeteren. Het uiteindelijke doel voor Finance moet zijn om de motor van zakelijke groei te worden.
Voor Finance zal het realiseren van de Fast Close een mijlpaal zijn op weg naar een “State of Art,” en alleen door “State of Art” te worden kunnen we overleven.
Zeven lessen om het te laten werken
- Leg iedereen uit waarom we een Fast Close willen.
Als Finance willen we betere, slimmere en snellere zakelijke beslissingen stimuleren. Door de organisatie sneller financiële informatie te geven, helpen we daarbij. We willen ook als kampioenen werken, ons team innovatiever maken en gesteund worden door betere processen. Alle aspecten van een organisatie die een Fast Close kan organiseren. Maak dit duidelijk aan je team en de rest van de organisatie.
- Maak van je grootboek een transactiemotor.
In plaats van handmatige transacties te boeken, moeten je subsystemen gevalideerde en volledige transacties leveren. Accounting moet deze controleren in plaats van ze te genereren.
- Verbind processen en subsystemen.
Zorg dat je duidelijke processen en procesverantwoordelijken hebt, en verbind deze processen met de gebruikte subsystemen. Laat ze op dezelfde manier werken door het hele bedrijf. Zorg ervoor dat het werk in deze subsystemen binnen je tijdlijn past en, beter nog, dat deze systemen online en in real time werken. Subsystemen moeten geldige en complete transacties genereren.
- Verbeter de kwaliteit van je masterdata.
De meeste fouten in je transacties ontstaan door onjuiste masterdata. 60% van alle informatie in een transactie komt voort uit masterdata. Zorg ervoor dat je één versie van de waarheid hebt op één plek. Data moet georganiseerd zijn volgens het master-slave principe. Bepaal wie de eigenaren van specifieke masterdata zijn. Betere transacties zullen leiden tot minder handmatige invoeringen in het afsluitproces.
- Definieer en monitor alle afsluitstappen.
Maak duidelijk wat er moet gebeuren tijdens een afsluiting. Maak het zichtbaar en monitor het. Gebruik hiervoor een aparte tracker. Laat de interacties tussen de stappen zien en verbind de stappen met de taken in je systemen.
- Definieer het kritieke pad.
Maak duidelijk welk werk wanneer gedaan kan worden. Begin sommige taken al voor de daadwerkelijke afsluiting en laat taken die tijdens de afsluiting opduiken, na de afsluiting uitvoeren. Vertel je organisatie wanneer je welke informatie nodig hebt en geef duidelijke richtlijnen aan je team.
- Evalueer elke afsluiting met alle betrokkenen.
Het bereiken van de juiste Snelle Afsluiting kost meer dan een jaar. Het moet een proces van continue verbetering worden, een nieuwe manier van werken. Hiervoor moet je elke afsluiting evalueren en bepalen waar verbeteringen nodig zijn. Verbind je ook met de business om de kwaliteit van hun werk te verbeteren, zodat je betere transacties krijgt.
Grijp de kans om deel uit te maken van een eersteklas financiële organisatie waar mensen willen werken in een organisatie die streeft naar succes.
